Tietosuojalauseke – Fastroi Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterit

Fastroi Oy on sitoutunut suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, minkälaisia henkilötietoja Fastroi Oy voi kerätä sinusta tilatessasi yrityksen palveluita, ottaessasi yhteyttä Fastroi Oy:hyn sen verkkosivujen kautta sekä mihin tarkoituksiin ja millä perusteella Fastroi Oy voi tällaisia tietojasi käyttää Fastoin liiketoiminnassaan. Käyttämällä palvelua hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.  Mikäli käyttäjä ei hyväksy näitä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää palveluitamme.

Tässä tietosuojalausekkeessa kerromme tarkemmin, mm.:

  • millaisia tietoja asiakkaistamme ja verkkopalveluidemme käyttäjistä kerätään
  • mihin tarkoitukseen tietoja käytetään
  • kuinka kauan tietoja säilytetään
  • miten palvelussa käytetään evästeitä
  • millaisia vaikutusmahdollisuuksia asiakkailla ja käyttäjällä on
  • mihin henkilötietoja luovutetaan tai siirretään
  • miten henkilötiedot suojataan
  • mihin voit ottaa yhteyttä

Suosittelemme lausekkeen sisältöön tutustumista.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Fastroi Oy (y-tunnus 1851560-0)
Länsikatu 15
80110 Joensuu
Puh. 010 327 8000

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Markkinointi- ja viestintäjohtaja
Johanna Tanninen
Fastroi Oy (y-tunnus 1851560-0)
Länsikatu 15
80110 Joensuu
Puh. 010 327 8000
Email: johanna.tanninen(a)fastroi.fi

Tietosuojavastaava

Kaisa Loijas
Länsikatu 15
80110 Joensuu
Puh. 010 327 8000
Email: kaisa.loijas(a)fastroi.fi

Rekisteröidyt

Asiakkaat (yhteyshenkilöt)
Potentiaaliset asiakkaat
Verkkosivustojen (sis. Chat-palvelun) käyttäjät

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

 

RekisteröidytKäsittelyn tarkoitusKäsittelyperuste
Asiakkaat (yhteyshenkilöt)Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen ja asiakassuhteen ylläpito. Asiakastyytyväisyyden kehittämiseen (asiakastyytyväisyyskyselyt). Tapahtumajärjestäminen asiakkaille (webinaarit, koulutukset ja asiakastapahtumat). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella sekä sopimuksen täytäntöönpaneminen

 

Potentiaaliset asiakkaat ja verkkosivuston käyttäjätVerkkosivuston kautta tulevat yhteydenottopyynnöt ja uutiskirjetilaukset. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn antama suostumus

 

2. Minkälaisia tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen?

Keräämme käyttäjästä vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa käyttäjästä kerätään missäkin tilanteessa. Kerromme tietoja kerätessämme, mitkä tiedot ovat palveluiden käytön edellytys, ja mitkä tiedot käyttäjä voi antaa niin halutessaan.

Jaottelemme käsittelemämme tiedot käyttäjän antamiin tai henkilökohtaisesti tunnistaviin tietoihin, palveluiden käytöstä havainnoituihin tietoihin, johdettuihin tietoihin sekä muualta hankittuihin tietoihin seuraavin tavoin:

1) Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot: Keräämme käyttäjän antamia tietoja mm. tilauksen tai palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi sekä markkinointiin ja mielipidetutkimuksiin. Ilman yhteys- ja laskutustietoja emme voi toimittaa tuotetta tai palvelua, jonka käyttäjä on tilannut. Voimme myös kerätä muita käyttäjän antamia tietoja räätälöidäksemme sisältöjä ja markkinointia käyttäjän mieltymyksiä paremmin vastaavaksi.

Käyttäjän antamiin tietoihin kuuluvat mm.:

  • yhteystiedot, kuten organisaation nimi, käyttäjän nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • demografiatiedot, kuten arvo tai ammatti
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
  • käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
  • luvat ja suostumukset
  • tarjonnanestotiedot
  • kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
  • muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

2) Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot: Keräämme evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla automaattisesti tietoja, jotka auttavat meitä ymmärtämään, kuinka paljon käyttäjiä palveluillamme on, millaiset sisällöt tai mainokset ovat suosittuja ja kuinka kauan käyttäjä sisältöjä tai mainoksia tarkastelee. Tietojen avulla voimme kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme, räätälöidä sisältöjä käyttäjän todennäköisten mielenkiinnonkohteiden mukaan, kohdentaa mainontaa ja markkinointiviestintää sekä ehkäistä ja tutkia väärinkäytöksiä. Näitä tietoja ovat mm.:

  • palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
  • sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme
  • laitteen malli
  • yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
  • selain ja selaimen versio
  • IP-osoite
  • istunnon aika ja kesto
  • näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä

3) Palveluiden käytöstä johdetut tiedot: Voimme päätellä analytiikan avulla palvelun havainnoiduista tiedoista ja/tai käyttäjän itse antamista tiedoista esimerkiksi käyttäjän mahdolliset kiinnostuksen kohteet ja segmentoida käyttäjän tietynlaisten käyttäjien ryhmään. Käytämme tietoja tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.

4) Muualta hankitut tiedot: Saatamme käyttää tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa ulkopuolisia tietolähteitä, kuten Suomen Asiakastiedon ylläpitämää yritysrekisteriä ja muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä. Tietojen avulla voimme varmistaa, että käyttäjää kohdellaan virheettömien ja ajantasaisten tietojen perusteella sekä räätälöidä tarjoamme tuotteet ja palvelut yhä paremmin käyttäjän ennakoituja mielenkiinnon kohteita vastaavaksi.

Mikäli käsittelemme tietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme, että käsittely on yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

3. Millä perusteella keräämme henkilötietoja?

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus: Käsittelemme käyttäjän antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka käyttäjä on tilannut. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi tarjota palveluitamme käyttäjän pyynnön mukaisesti, käsitellä tilauksia, mahdollistaa kirjautumista digitaaliselle tilille, varmentaa asiakastapahtumia, pitää yhteyttä tilaajaan sopimukseen liittyvissä asioissa, tarjota teknistä tukea tai laskuttaa palveluitamme.

Suostumus: Voimme käsitellä käyttäjän tietoja tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä tai luovuttaaksemme yhteystietoja valikoitujen kumppanien suoramarkkinointitoimenpiteitä varten. Voimme myös pyytää käyttäjän suostumuksen siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja puolustamiseen, palveluidemme käytön analysointiin sekä profilointiin ja segmentointiin, sekä puhelimitse tai postitse tapahtuvaan taikka työtehtävien perusteella kohdistettuun markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja käyttäjän ja Fastroi Oy:n välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Käyttäjä voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella.

Lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä, joissain tapauksissa myös asiakassuhteen tai henkikötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

4. Miten kerättyjä tietoja suojataan, säilytetään ja kuinka kauan?

Kerättyjä tietoja säilytetään tietokannoissa, jotka on suojattu mm. palomuurein, salaustekniikoin sekä rajoitetun kulunvalvonnan ja käyttöoikeuksien avulla. Rekistereistä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot. Pyydämme huomioimaan, että verkkopalvelut eivät ole täysin tietoturvallisia. Käyttäjä vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 5 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö toimii sellaisissa työtehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy, eikä hän ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Kerättyjä tietoja säilytetään vain sen ajan kuin on tarpeen voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi joitakin henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön vuoksi myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

5.Millaisia vaikutusmahdollisuuksia on henkilötietojen osalta?

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Hankimme verkkomainontaa mm. Facebookilta, LinkedIniltä ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Lisätietoja kohdasta evästeet.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

6. Luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietojani?

Asiakastietoja ei luovuteta Fastroin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, muun suostumuksen ja säädösten mukaan. Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös käyttäjän suostumukseen.

7. Käsitelläänkö palveluissa lasten henkilötietoja?

Palvelumme ei ole suunnattu lapsille, vaan palveluihimme voi rekisteröityä vain täysi-ikäiset henkilöt. Emme tietoisesti käsittele lasten henkilötietoja tai muodosta käyttäjistämme vain lapsia koskevia kohderyhmiä.

8. Evästeiden käyttötarkoitus

Voimme hyödyntää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme markkinointiviestintämme tehoa. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä mm. lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa tietoa klikeistä sivustomme alasivuilla.
Voimme käyttää sivustojemme käytöstä kerättyä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen. Voimme luoda asiakassegmenttejä sen perusteella, millä Internet-sivustoilla tietyt selaimet ovat vierailleet määrätyn ajanjakson aikana. Näille asiakas-segmenteille esitetään palveluumme liittyvää mainontaa. Saatamme käyttää asiakassegmenttien luomisessa yhteistyökumppaneitamme, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin sen, että yhteistyökumppani käyttää tietoja ainoastaan Fastroi Oy:n lukuun, eikä hyödynnä tietoja omassa toiminnassaan taikka luovuta tietoja eteenpäin. Saatamme käyttää asiakas-segmenttien luomisessa ja mainonnan kohdentamisessa myös ulkopuolisilta sivustoilta kerättyä käyttäytymistietoa.

Nettisivumme käyttää Google Analytics –evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja Googlen yksityisyyskäytännöistä ja Google Analyticsin käytöstä:

Google Analytics privacy overview

Opt out of Google Analytics tracking

Sivuillamme on käytössä ns. yhteisöliitännäisiä, kuten Facebookin tykkää-painike, LinkedIn jako-painike, Twitter twiittaa-painike, ja Google+ jako-painike. Esimerkiksi Facebookin yhteisöliitännäisten painikkeet saattavat näkyä sivuillamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan Facebookista. Kun kävijä vierailee sivuillamme, Facebookin yhteisöliitännäinen tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena Facebookiin, ja tällöin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä, ikään kuin käyttäjä olisi sivustolla Facebook.com. Jos käyttäjä ei ole kirjautunut Facebookiin, yhteisöliitännäiset eivät näytä räätälöityä sisältöä. Facebook voi kerätä tietoa kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti. Facebook ei luovuta keräämiään tietoja Fastroi Oy:lle, ellei käyttäjä ole antanut tähän nimenomaista suostumustaan. Voit tutustua kunkin sosiaalisenmedian yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin oheisten linkkien kautta: Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+.

Sivumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin (mm. yhteistyökumppanimme, viranomaissivut, yms.), mutta emme vastaa näiden sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin kyseisillä sivuilla.

Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnasta ja yksityisyydensuojasta verkossa voi lukea täältä.

9. Tietosuojalausekkeen päivittyminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI
Postiosoite: PL 800 00521 HELSINKI
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(a)om.fi