Työvuorosuunnittelu työntekijän näkökulmasta hoiva-alalla

- Kirjoittanut Jarno Tukiainen, tuotepäällikkö

Nykyisessä työssäni vastaan Fastroin työvuorosuunnittelu -ominaisuuden kehittämisestä ja sen myötä olen tutustunut monipuolisesti hoiva-alan jaksotyöläisten kokemuksiin työvuorolistoista ja työvuorosuunnittelusta. Työvuorosuunnittelun syy-seuraussuhteita on työntekijän harvoin helppo tulkita, vaan palaute annetaan hyvin suoraan vuorosuunnittelijalle – täydellistä työvuorolistaa ei tunnu koskaan olevan. Kun työvuorosuunnittelun syy-seuraussuhteita ymmärtää, voi parhaillaan jopa parantaa omia työvuorolistojaan tai ainakin ymmärtää miksi listoissa on tehty tiettyjä ratkaisuja. Vuorolistat on aihe, josta keskustellaan paljon ja myös asiakkamme ovat pyytäneet minulta koulutusta siihen, miten työntekijä pystyy ymmärtämään ja vaikuttamaan omaan työvuorolistaansa. Näiden koulutusten pohjalta päätin jakaa ajatuksiani aiheesta.

Taustaa työvuorosuunnittelusta

Työvuorosuuunnittelu on pitkälti lakisääteinen ja työehtosopimuksen ohjaama prosessi. Perimmiltään tässä pyritään tarjoamaan riittävä ja osaamiseltaan oikea henkilöresursointi  työntantajan määräämien työtehtävien hoitamiseksi. Hoiva-alalla tämä voi tarkoittaa esim. asiakkaiden määrän ja hoidettavuuden mukaista riittävää resursointia. Riittävä resursointi taas usein tarkoittaa sellaista miehitystä, jonka osaamisella  asiakkaat voidaan hoitaa, saadaan aikaan laadukas lopputulos, toiminta on kannattavaa ja työntekijät pysyvät terveinä ja edelleen organisaation työntekijöinä – myöskin heidän omat toiveensa huomioiden.

Työergonomiasta ei  ole puolestaan tarkkaan säädetty laissa tai työehtosopimuksissa, mutta ergonomiaan löytyy toki suosituksia. Jaksotyö säännönmukaisesti mahdollistaa todella vaikeidenkin vuorokiertojen ja/tai listojen tekemisen, jota ergonomiasäännöksillä usein kompensoidaan. Työvuorosuunnittelu on yksi keskeisimmistä työvälineistä yksilön työssä jaksamisen tukemiseen ja se vaikuttaa usein suoraan myös muuhun henkilöstöresursointiin. Tämän blogin tavoite on avata hieman monimutkaisuutta työvuorolistoissa ja niiden tekemisissä, käydä läpi syy-seuraussuhteista työvuorojen osalta ja auttaa tulkitsemaan vaikuttavia tekijöitä työvuorolistojen suunnittelussa.

Työntekijöiden yleisimpiä toiveita

Olen huomannut, että sosiaali- ja terveysalalla korostuu työntekijöiden tahto tehdä työnsä parhaalla mahdollisella tavalla, työn laadusta ei haluta tinkiä. Työvuorolistojenkin haluttaisiin olevan niin hyviä, että jää riittävästi aikaa ja miehitystä hoitotyöhön sekä ehkäistään työntekijöiden väsyminen. Tämän lisäksi monilla työntekijöillä on usein seuraavanlaisia toiveita listoista: toiveet huomioitaisiin sellaisinaan ja ne menisivät aina läpi ehdotetulla tavalla, ei olisi yli kahdeksan tunnin pitkiä vuoroja, ykkösvapaita tai yksittäisiä työvuoroja, yövuorojen jälkeen toivotaan pidempää lepoa ja aamu- sekä iltavuorojen peräkkäisyydet eivät ole toivelistalla. Työvuorot olisi hyvä olla tiedossa hyvissä ajoin (toki laki myös tämän säätelee) ja monilla on toiveita työparista tai sama vuoro tietyn työkaverin kanssa. Useilla työntekijöillä on vielä ns. “jatkuvia toiveita” (esim. vapaalta aina iltaan ja aamusta vapaalle, lauantai/sunnuntai/juhlapyhät olisi ilta- tai yövuoroa) sekä monia yksittäisiä toiveita, jotka voivat olla monimutkaisiakin (tiistaina aamu tai vapaa, mutta ei iltaa tai vapaa, paitsi jos ei onnistu niin ilta). Nämä tiedot usein ovat vain työvuorosuunnittelijan päässä ja ihmenaisina/miehinä he jotenkin onnistuvat usein näitä täyttämään.

Lainsäädäntö ja työntekijöiden toiveet ohjaavat työvuorosuunnittelijoiden työtä

Lähtökohtana työvuorosuunnittelulle on, että se täyttää työehtosopimuksen ja lakien vaatimukset mm. työaikalain- ja vuosilomalainsäädökset.  Sosiaali- ja terveysalan lainsäädäntö ohjaa myös tällä alalla suunnittelua vahvasti on huomioitava mm. hoitajavahvuudet, töiden järjestelyyn liittyvät vaatimukset yleisesti- ja työnkuvan tasolla. Työntekijöitä on kohdeltava tasapuolisesti (ns. syrjintäkielto: Työsopimuslaki 2 luku 2§, yhdenvertaisuuslaki 7§, tasa-arvolaki 7 ja 8§). Työvuoroluettelon julkaiseminen perustuu voimassa olevaan työehtosopimukseen.

Lisäksi suunnittelijoiden on huomioitava tuntien tasoittuminen tasoittumisjaksolle, yksilöiden toiveet ja yksilön työssä jaksamisen tukeminen, kustannus- ja tehokkuustekijät eli toiminnan jatkuminen ja itse työhön on jäätävä aikaa, Monissa organisaatioissa työvuorosuunnittelijalla “useita hattuja” ja vuorosuunnittelu pitää pystyä tekemään nopeasti ja tehokkaasti, että jää aikaa myös muihin työtehtäviin mm. hoito- ja esimiestyöhön.

Ristiriidat ja käytännön ongelmat suunnittelussa

Tasapuolisuuden huomioiminen voi olla hankalaa, kun otetaan huomioon juhlapyhät, lomat, toiveet ja vuorot. Toiveet ja työaikalainsäädäntö eivät myöskään aina käy käsi kädessä. Heijastevaikutukset näkyvät siis käytännön työssä eli miten muiden ihmisten toiveet/listat/muutokset vaikuttavat hoitajien vahvuustarpeen täyttämiseen. Lisäksi on huomioitava aina edellisen listan vaikutus. Näin ollen työntekijän kokemus suhteessa työvuorosuunnittelijan tekemisiin sekä läpinäkyvyys on hankalaa saavuttaa toimintakentän monimutkaisuudesta johtuen.

Autonomia

Ääritapauksessa organisaatioissa suunnitellaan listat itse ja työnantaja vain hyväksyy nämä. Ongelma yleensä se, että vaatii työvuorosuunnittelijalta enemmän kontrollia kokonaiskuvaan. Autonomian toimiessa sen hyviä puolia ovat mm. se, että työntekijät saavat haluamansa listat ja yksittäisellä työntekijällä on iso vaikutusvalta omiin vuoroihin. Autonomian huonoja puolia ja riskejä ovat esimerkiksi virheet vahvuuksissa, “kuppikuntautuminen” eli joku jää ulkopuolelle sekä lakisääteisyyden toteutuminen. Tämä vaatii yleensä esimieheltä todella paljon sovittelutaitoja tai juuri oikeilla tarpeilla olevat tiimit. Autonomia tarkoittaa kuitenkin perimmiltään työntekijän omaa vaikutusvaltaa omiin työvuorolistoihin, joten jo sijoittamalla toiveita oikeisiin paikkoihin, voidaan listoihin vaikuttaa paljonkin.

Ergonomia

Työvuoroergonomiaan on useita hieman erilaisia suosituksia, joista mm. Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer Ry on julkaissut verkkosivuillaan mielestäni hyvinkin selkeän ja yksinkertaisesti sovellettavan listan, jolla hyvinvointia työssä pystytään tukemaan (Lähde: https://www.superliitto.fi/tyoelamassa/tyoajat/ergonominen-tyoaikajarjestelma/):

Työvuoroergonomiassa otetaan huomioon mm. seuraavia asioita:

  • Toteuttaminen vaatii riittävän määrän työntekijöitä.
  • Nopea säännöllinen vuorokierto eteenpäin aa-ii-y(y)-vv.
  • Työvuoron pituus on pääsääntöisesti enintään 8 – 10 tuntia.
  • Vuorojen välillä toteutuu vuorokautinen lepoaika.
  • Vältetään yksittäisiä työvuoroja.
  • Vältetään yksittäisiä vapaapäiviä.
  • Yövuoroja enintään 2-3 peräkkäin (2 on suositus) ja vakituista yötyötä tulee olla mahdollisimman vähän.
  • Yövuoron jälkeen tulee olla vähintään 2 vapaapäivää.
  • Jatkuvan yötyön tulee perustua vapaaehtoisuuteen.
  • Peräkkäisiä työvuoroja tulisi olla enintään 5 – 7.
  • Työvuorojaksot tulisi suunnitella suunnilleen 40 tunnin mittaisiksi, työjaksojen tulisi olla enintään 48 h.
  • Viikoittainen vapaa-aika on yhdenjaksoinen. Jokaisessa vuorotyöjärjestelmässä tulee olla joitain viikonloppuja, jolloin on vähintään kaksi peräkkäistä vapaapäivää.
  • Vuorojen välissä on vähintään 11 tunnin vapaa.
  • Vältetään peräkkäisiä hankalia työvuoroja.
  • Vapaapäivät annetaan pääsääntöisesti yövuoron jälkeen.
  • Mitä pidemmäksi ajaksi työvuorolista tehdään, sen parempi.

HILKKA-ohjelmiston työvuorosuunnittelun kehityksessä tätä listaa on pyritty noudattamaan ja tukemaan mahdollisimman laajasti. Työvuorosuunnittelijan päässä olevat monimutkaiset ja monimuotoiset tiedot on siis ohjattavissa myös sovellukseen, jolloin myös työvuorosuunnittelun kuorma kepenee ja esimerkiksi henkilövaihdoksissa pystytään huomioimaan aiempia toimintamalleja helpommin.

Autonomia vs. ergonomia

Yleensä työvuorosuunnittelussa on yhdistelmä automaation ja ergonomian hyvistä puolista. Autonomia voi helpottaa työhön vaikuttamista, mutta toisaalta taas autonomia rikkoo usein ergonomiaa. Todennäköisesti yksi yleisimmistä syistä hankaliin listoihin on työntekijöiden omat toiveet, joissa ei välttämättä ole pystytty huomioimaan kokonaisvahvuustarvetta (varsinkin jos on samalle päivälle useita toiveita) tai aiemman listan päättymisen vaikutusta. Jos listan viimeisenä vuorona on yövuoro, on sen jatkuttava yöllä tai listan ensimmäiseksi päiväksi tulee vapaapäivä. Myös pitkät vapaa tai vuorotoiveet johtavat usein loppulistassa ykkösvapaisiin tai vuoroihin  – tällöin autonomia rikkoo ergonomiaa.

Lisäksi usein työpaikalla toiveita esitetään epätasaisesti ja näiden hyväksyminen saattaa kohdistaa “huonot listat” heijastevaikutuksina muille suunniteltaville henkilöille. Tätä usein korjataan lisäämällä työnantajan direktio-oikeutta määrätä vuorot tai asettaa rajat toiveille. Tarkoituksena tässä on olla tasapuolinen työntekijöille. Direktio-oikeuden kasvattaminen korjaa yleensä tämän tyyppistä autonomiaa, joka rikkoo ergonomiaa. Yksi hyvä keino on määritellä yhteiset pelisäännöt eli ergonomiaa rikkovan autonomian korjauksen vähentämiseksi tehtävää toimintaa, että saataisi tasapuoliset, ergonomiset listat ja myöskin läpinäkyvyyttä toiminnalle. Hyvänä käytäntönä olisikin kirjata työpaikan seinälle tai yleiseen tietoon periaatteet, joilla vuoroja suunnitellaan ja miten vapaita myönnetään (esim. max kolme per henkilö per lista). Tämä tuo työntekijöille näkyvyyttä monimutkaiseen prosessiin nimeltä työvuorojen suunnittelu.

Toiveiden asettaminen HILKKA-järjestelmässä

HILKKA-järjestelmässä toiveita voidaan esittää, jos näin on sovittu työpaikalla. Toiveet siirtyvät suoraan työvuorosuunnitteluohjelmaan, josta näiden tarkastaminen ja hyväksyminen ja vertaaminen suunniteltuun pohjaan on helppoa. Työvuoroja voidaan asettaa sekä HILKKA-järjestelmän mobiili- ja toimistoversiosta.

Kirjautumalla HILKKA-järjestelmään ja valitsemalla ylälaidasta Työvuorot/Omat, pääset omien työvuorojen kalenterinäkymään. Oikeassa yläkulmassa suodatus eli kannattaa valita mitä haluaa tarkastella esim. vain suunnitelmat tai vain toteumat päälle.

Toiveiden esittäminen onnistuu valitsemalla pudotusvalikosta joko työaika tai poissaolo kyseiselle päivälle ja raahaa kyseisen päivän kohdalle. Toiveet siirtyvät työvuorosuunnitteluun vasta kun painaa “Tallenna muutokset”. Toiveen poistaminen: Ota hiirellä kiinni vuorosta ja raahaa roskakorin päälle ja saat varmistuskysymyksen “Poistetaanko vuoro”.

Kategoriat: HILKKA, Työvuorosuunnittelu