Kotihoidon HILKKA-toiminnanohjausjärjestelmätietojen raportointi Tableaulla

- Kirjoittanut Maarit Peltomaa, palveluesimies, kotihoidon työnjako ja resurssipooli, Kuopion kaupunki

Nykypäivän kotihoidossa tiedolla johtamisen tulee olla keskeisessä roolissa. Toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon tulee perustua eri tavoilla hankittuun tietoon ja sen analysointiin. Tämä on lähtökohtana tuottavalle ja kustannustehokkaalle toiminnalle.

Tänä päivänä valtaosaa kotihoidosta ohjataan erilaisilla toiminnanohjausjärjestelmillä. Toiminnanohjausjärjestelmä tuottaa tärkeää informaatiota sekä ylemmän että lähijohdon käyttöön. Tuloksellisen toiminnan johtaminen vaatii tuekseen jatkuvaa raportoitua tietoa.

Projektin yleiskuvaus

Kuopion kaupungin kotihoidossa halusimme lähteä kehittämään HILKKA-toiminnanohjausjärjestelmän synnyttämän tiedon tuontia raportointikantaan. Tätä lähdimme toteuttamaan yhdessä ICT-kumppanimme Istekin kanssa osana Pohjois-Savon tiedolla johtamisen ICMT2020-hanketta. Projektissa oli mukana myös Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä.

Vastaavia tietoja ei ollut aiemmin hyödynnettävissä SoteDW-raporteilla. Projektin tavoitteena oli saada jatkuvaa automaattista raporttia johtamisen tueksi. HILKKA-toiminnanohjausjärjestelmän aineistoa lähdimme visualisoimaan Tableau-analytiikka-alustalla.

Projektiin ei kuulunut tuotantokäyttöönotto, joka kuuluu jatkotoimenpiteenä toteutettavaan käyttöönottoprojektiin. Jatkokehityksen suunnitelmaa ei tehty tässä projektissa maakuntauudistuksen päättymisen johdosta.

Raportointikokonaisuus

Visualisoimme Tableaulla kotihoidon suunniteltua ja toteutunutta välitöntä asiakastyötä tietyllä aikavälillä. Tietoa syntyy kotihoitoalueittain, ammattinimikkeittäin, työntekijöittäin ja asiakkaittain. Asiakas- ja työntekijätasoiset raportit edellyttävät erillisen käyttöoikeuden työnkuvan mukaisesti.

Halusimme tuoda raportointikannasta visualisointiin myös suunnitellun ja toteutuneen parityön osuuden. Saamme tietoa myös aikajaksoittain klo 07-18, 18-22 ja 22-07.

Raportoinnin käytettävyys

Tunnusluvut ja vertailutieto ovat käytössämme vuodesta 2017 alkaen. Tietojen poiminta raportointikannasta tapahtuu joka yö. Tämänhetkinen tieto toimii johtamisen ja suunnittelun apuna lähinnä ylemmälle johdolle trenditiedon muodossa. Jatkokehityksen ykköstavoite on saada suorituspaikkakohtaista tietoa lähijohtajan työn tueksi.

Jatkokehitysideoita

Mitä haluaisimme raporttiin jatkossa, mikä tieto antaisi meille arvoa? Näitä kysymyksiä on tärkeää pohtia jatkokehitystyössä. Ideoina on herännyt seuraavaa:

  • asiakkaat ryhmiteltynä asiakastunti- ja toimintakykyluokittain
  • palvelua saaneet asiakkaat ikäryhmittäin
  • uudet asiakkaat/kk
  • palvelun päättäneet asiakkaat/kk
  • keskeytyspäivät/kk
  • sähkölukon käyttöaste

Kehittämisen kannalta keskeistä on mielestäni vahvistaa meidän kaikkien ja ennen kaikkea lähijohdon kykyä hyödyntää syntyvää tietoa johtamisessaan, jotta työmme perustuisi mitattavissa oleviin asioihin ja tiedolla johtamiseen. Näkemykseni mukaan tämän avulla voimme kehittää entistä laadukkaampaa, tuottavampaa ja kustannustehokkaampaa kotihoitoa.

Maarit Peltomaa
palveluesimies
Kotihoidon työnjako ja resurssipooli
Kuopion kaupunki

(Blogi on kirjoitettu HILKKA-päivillä 4.9.2019 pidetyn esityksen pohjalta.)

Kategoriat: HILKKA, Vierasblogi