Kohti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa

- Kirjoittanut Pia Jormanainen, Customer Success Manager

Valmistautuminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Kuva: Fastroi Oy

Fastroi on aloittanut Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston valmistelut. Olemme mukana Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston II-vaiheessa, jolloin mm. ostopalveluissa käytössä oleva rekisterinkäyttöoikeus on kansallisesti saatavilla. Kun rekisterinpitäjä eli useimmiten kunta tai kuntayhtymä on liittynyt arkistoon, voi hän myöntää palveluntuottajalle rekisterinkäyttöoikeuden. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa palveluntuottajalle asiakastietojen arkistoinnin palvelunjärjestäjän rekisteriin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on mahdollista arkistoida tällä hetkellä (vaihe I) vain oman organisaation rekisteriin kuuluvia tietoja (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2019).  Arkistointi on mahdollista valtakunnallisesti palvelunjärjestäjän rekisteriin ensi kertaa toukokuussa 2020, sitä mukaa kuin tietojärjestelmät tukevat vaihe II toiminnallisuuksia.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liitytään kansallisissa käyttöönottojen aalloissa. Käyttöönoton aalloissa arkistoon ovat jo aiemmin liittyneet eräät kunnat ja kuntayhtymät, jolloin heillä on ollut mahdollisuus arkistoida tietoja I-vaiheen mukaisesti omaan rekisteriin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseen ei ole tällä hetkellä velvoittavaa lainsäädäntöä. (Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 2020; Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2019.) Osa kunnista tai kuntayhtymistä voi kuitenkin velvoittaa omilla ostopalvelusopimuksillaan yksityisiä tuottajia liittymään sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Kansallinen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto

Kansallisen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto tapahtuu organisaation käyttöönottoprojektissa, johon myös käytettävän sosiaalihuollon tietojärjestelmän toimittaja osallistuu.  Kun asiakasorganisaatiossa valmistellaan liittymistä HILKKA- tai Nappula-tietojärjestelmällä, tulee heti alussa ottaa yhteyttä myös tietojärjestelmätoimittajaan Fastroihin. Tällöin varmistetaan yhteisen käyttöönottoprojektin aikataulu, tarvittavat resurssit ja HILKKA- tai Nappula-järjestelmän Kanta-toiminnallisuudet.

Käyttöönotto noudattaa kansallista käyttöönotto-mallia. Ohjeet kansalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon löytyvät Kanta-sivustolta.

Kansallisen mallin mukaan esivalmisteluissa organisaatiossa tulee tutustua valtakunnallisiin ohjeisiin ja yhtenäisiin toimintamalleihin. Liittymispäätöksen mukaisissa valmistelutilaisuuksissa asiakasorganisaatio saa ohjeistusta ja tietoa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon. Käyttöönoton valmisteluissa tulee ottaa huomioon myös organisaation tekninen valmius mm. tietoliikenteen, tietojärjestelmän, laitteiston ja varmennekorttien osalta. Ennen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston varsinaista käyttöönottoa tietojärjestelmässä, tulee organisaation tehdä Kanta-palveluiden käyttöönotosta hakemus sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöä varten. Kun hakemus on hyväksytty sovitaan ja suoritetaan tietojärjestelmässä käyttöönottokoe, jonka jälkeen organisaation varmennekortin omaavat henkilöt voivat aloittaa arkistoinnin tietojärjestelmän avulla. Kun arkistointi on käytössä, tulee organisaatiossa toimia sovittujen toimintatapojen mukaisesti ja ylläpitää jokaisen henkilön osaamista. Organisaatiolla on myös velvollisuus varmistaa tietoturvan toteutuminen, valvoa lokiseurannalla toimintojen käyttöä sekä seurata häiriötilanteita. (THL 2019.)

Tiedotamme lisää HILKKA- ja Nappula-järjestelmiemme valmiuksista Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon tulevissa asiakaskirjeissämme vuoden 2020 aikana.  Mikäli liittyminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon on ajankohtainen asia organisaatiossasi tällä hetkellä, olethan yhteydessä Fastroin myyntiin tai sales@fastroi.fi.

Lähteet:

Kanta-palvelut, Kansaneläkelaitos 10.01.2020. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto. Lainattu 27.1.2020.
THL. 2019. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto: Sote-organisaatio. Lainattu 28.1.2020.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 11.12.2019. Hallinnollinen käynnistäminen. Lainattu 27.1.2020.

Kategoriat: HILKKA, Kanta-palvelut, Nappula