Kohti Kantaa – mitä muutoksia Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto tuo kirjaamiseen?

- Kirjoittanut Heidi Harjula, kouluttaja

Osallistuin Jyväskylän Paviljongissa järjestetyille Sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päiville 22.-23.5.2018. Tapahtumaan oli ilmoittautunut yli tuhat asiantuntijaa ja lähes sata näytteilleasettajaa, ja kumpanakin päivänä oli runsaasti ajankohtaista ohjelmaa muun muassa maakuntien SOTE-toteutuksista, EU-tietosuoja-asetuksen vaikutuksista sekä Kanta-arkiston käyttöönotosta.

Kanta-arkiston käyttöönoton myötä kaikissa sosiaalipalveluja tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa otetaan käyttöön asiakastiedon rakenteinen ja määrämuotoinen kirjaaminen, rakenteinen tallentaminen sekä valtakunnallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, eli Kanta. Nappulan osalta Kantaan liittymistä valmistellaan, ja tavoitteena on olla mukana kolmannessa aallossa, eli tuotantokäytön aloitus ajoittuisi touko-elokuulle 2019.

Kanta-palveluiden laajennus tehdään neljässä vaiheessa. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö on alkanut pilottitoimijoiden osalta alkuvuodesta 2018. Liittymisen vapaaehtoisessa ensimmäisessä vaiheessa mahdollistetaan tietojen tallennus Kantaan rekisterinpitäjän omaa käyttöä varten. Voit lukea lisää sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönotosta I-vaiheessa THL:n sivuilta. Myöhemmin asiakastiedot saadaan käyttöön valtakunnallisesti, jolloin sote-organisaatiot voivat hyödyntää muiden laatimia tietoja ja myös asiakas pääsee näkemään hänestä laaditut tiedot Omakannan kautta.

Sote-organisaation tehtävänä on siis liittyä Kanta-palvelujen asiakkaaksi, ottaa käyttöön Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja tehdä palvelun käyttöönottoa edeltävät tekniset valmistelut yhdessä tietojärjestelmätoimittajan kanssa. Tietojärjestelmätoimittaja vastaa siitä, että järjestelmä on Kanta-yhteensopiva, THL ja Kela tukevat organisaatiota muissa käyttöönottovalmisteluissa. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoprosessiin löytyy malli THL:n sivuilta, ja oheisen kaavion linkeistä löytyy ohjeita niin toimintatapojen uudistamiseen kuin tekniseen valmistautumiseenkin. Kiirettä ei vielä ole, mutta organisaatiokohtaisesti kannattaa pohtia, milloin liittyminen olisi ajankohtaista.

Miten asiakastyön kirjaaminen muuttuu?

Kanta-palveluiden käyttö ja hyödyntäminen sosiaalihuollossa edellyttää määrämuotoiseen kirjaamiseen siirtymistä eli sitä, että asiakasta koskeva tieto kirjataan yhteisesti sovitulla tavalla. Jatkossa kirjaamista ohjataan yhä vahvemmin asiakirjarakenteiden avulla. Esimerkiksi lastensuojelun puolelle on luotu asiakirjarakenteita mm. hoito- ja kasvatussuunnitelman tai rajoituspäätösten kirjaamiselle. Asiakirjarakenteiden mukaisesti tehdyt lomakkeet  tulevat aikanaan osaksi myös Nappulan toimintoja, jolloin esimerkiksi rajoituspäätösten kirjaaminen muuttuu kansallisen mallin mukaiseksi. Vähimmillään määrämuotoisuus tarkoittaa siis asiakasasiakirjojen  käsitteistön yhdenmukaistamista ja valtakunnallisesti määriteltyjen  otsikoiden käyttöönottoa. Asiakirjarakenteiden lisäksi kirjaamisessa tulee näkyväksi asiakkaan palveluprosessi, sosiaalihuollon asiakkuus sekä sosiaalihuollossa käsiteltävät asiat.

Muutos kirjaamisessa on sitä suurempi, mitä vähemmän organisaatiossa on hyödynnetty jo olemassa olevia kansallisia asiakirjamäärittelyjä. Jatkossa yksittäinen organisaatio ei voi enää yksin päättää, mitä asiakastietoja tiettyyn asiakasasiakirjaan tulee kirjata. Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on silti edelleen ammattihenkilön vastuulla tapahtuvaa toimintaa ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia ja riittäviä. Asiakirjarakenteet tukevat työntekijän työtä tarjoamalla otsikoita, luokituksia tai koodistoja tiettyjen asioiden kirjaamiseksi.

Myös varmennekorttien hankkiminen ammattihenkilöille tulee ajankohtaiseksi. Kaikki tiedonsiirto sosiaalihuollon ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston välillä on salattua, ja siksi asiakastietojärjestelmiä käyttävät henkilöt tunnistetaan varmennekorttien avulla. Työntekijät kirjautuvat järjestelmiin Väestörekisterikeskuksen toimittamilla toimikorteilla kuten sote-ammattikortilla. Sote-ammattikortti on henkilökohtainen ja sidottu sosiaalihuollon ammattilaisen ammattioikeuteen.

Vuoden 2020 jälkeen asiakas voi nähdä hänestä laadittuja asiakirjoja Omakannasta sitä mukaa, kun organisaatiot tallentavat asiakirjat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tätä ennen tallennettuja asiakirjoja ei näytetä asiakkaalle sähköisesti Omakanta-palvelussa. Periaate on, että Omakannasta voidaan näyttää kaikki sellaiset asiakirjat, jotka asiakkaalle muutoinkin kuuluisivat. Joskus asiakkaan tilanne tai muu syy voi olla perusteluna sille, että asiakirjaa ei näytetä Omakannassa. Tällöin asiakirjan laatija tai organisaatio voi estää asiakirjan näkymisen Omakannassa. Erilaiset syyt ja perusteet tietojen näyttämättä jättämiselle tarkennetaan sosiaalihuollossa ennen Omakannan käyttöönottoa. Tietojen näyttäminen alaikäiselle, edunvalvonnassa olevalle, lailliselle edustajalle ja muussa erityistapauksessa tarkennetaan niin ikään ennen Omakannan käyttöönottoa.

Mitä hyötyä muutoksesta on?

Ammattilaiselle Kanta-palvelujen hyödyt alkavat näkyä vähitellen. Jatkossa erilaiset asiakastietojärjestelmät eivät enää estä tiedon siirtymistä toimijalta toiselle, asiakastieto yhtenäistyy ja sen tietoturvallinen ja tarkoituksenmukainen käyttö helpottuu. Myös kirjaamiskäytännöt yhdenmukaistuvat ja asiakastietojen saatavuus paranee merkittävästi yli organisaatiorajojen. Kanta-palvelujen käyttöönotolla on siten merkitystä myös alueellisen tasa-arvon kannalta. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto tukee myös ammattilaisten käytännön toimintaa luomalla edellytykset tiiviille ja ajantasaiselle yhteistyölle.

Asiakkaan kannalta hyötynä voidaan nähdä  se, että asiointi ja palvelu yhdenmukaistuu, kun asioita hoidetaan tiettyjen rakenteiden mukaisesti sosiaalipalvelujen eri toimipisteissä. Tavoitteena on myös asiakkaan kokonaisvaltaisen tuen mahdollistuminen. Myös asiakkaan tietosuoja paranee, kun asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan nykyistä kattavammin. Lisäksi asiakas näkee omat tietonsa Omakannan kautta vuodesta 2020 alkaen.

 

Kategoriat: Kanta-palvelut, Nappula