”Käyttöönoton myötä lomakkeiden täyttämisestä ja käsittelystä on voitu luopua kokonaan. Tämän vuoksi Varhaiskasvatuksen työntekijöiden työaikaa on vapautunut enemmän itse pääasiaan, eli kasvatustyöhön.” – Isto Rantaniemi, Vantaan tietohallinnon ICT-projektipäällikkö

Vantaan kaupunki

Vantaan kaupungin Sivistystoimella, varhaiskasvatuksen tulosalueella, oli tarve sähköiseen ratkaisuun perhepäivähoitajien työajan suunnitteluun ja toteuman seurantaan sekä lasten päivittäisen hoitoaikojen kirjaamiseen. HILKKA-järjestelmä on vähentänyt paperitöitä kaupungin eri toimipisteissä ja vapauttanut perhepäivähoitajien aikaa varsinaiseen hoitotyöhön.

Vantaa kilpailutti mobiilisovelluskokonaisuuden, jonka yhtenä osana oli Varhaiskasvatus – järjestelmä.  Keskeisiä valintakriteerejä olivat laadulliset tekijät ja hinta, Vantaan kaupungin tietohallinnon ICT-projektipäällikkö Isto Rantaniemi kertoo. Kilpailutuksen voitti joensuulainen, mm. varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmiä toimittava FastROI Oy.

Järjestelmän pilottivaihe alkoi syksyllä 2014. 16 viikkoa kestäneeseen, yhden työvuorojakson pituiseen pilottivaiheeseen osallistui noin 20 perhepäivähoitajaa esimiehineen. Pilottivaiheen jälkeen, keväällä 2015, järjestelmä otettiin käyttöön Vantaan koko perhepäivähoidon 75 perhepäivähoitajan sekä heidän esimiehinään toimineiden päiväkodin johtajien keskuudessa.

Järjestelmän toiminnallisuus laajennettiin vuoden 2015 loppuun mennessä myös päiväkotihoidon puolelle, jossa se vuoden 2016 mittaan otettiin vaiheistetusti laajalti käyttöön. Viimeinen laajennosvaihe toteutetaan keväällä 2017, jonka jälkeen FastROI:n HILKKA Varhaiskasvatus -toiminnanohjaus on käytössä kaikissa Vantaan varhaiskasvatuksen toimintayksiköissä.

Käyttöönoton myötä lomakkeiden täyttämisestä ja käsittelystä on voitu luopua kokonaan. Tämän vuoksi Varhaiskasvatuksen työntekijöiden työaikaa on vapautunut enemmän itse pääasiaan, eli kasvatustyöhön. Perhepäivähoitajien palautteen mukaan ohjelmisto on ollut helppokäyttöinen ja siitä on ollut apua päivittäisessä työssä. Nyttemmin, varsinaisen toimitusvaiheen jo päätyttyä, sovellusta ylläpidetään ja kehitetään edelleen käyttäjän toiveiden ja mm. varhaiskasvatuksen toimialan lainsäädännön muuttuvien vaatimusten mukaisesti.

Ohjelmistolle projektin myötä asetetut tavoitteet ovat täyttyneet ja käyttöönottoprojekti pysyi kustannusarviossaan. Vantaan perhepäivähoito olisi toivonut FastROIn henkilöstöltä hieman enemmän fyysistä läsnäoloa projektin tietyissä vaiheissa. FastROIn työskentelytapa koettiin kuitenkin ratkaisuhakuiseksi ja kehitys- ja muutostoiveisiin suhtautuminen joustavaksi.

Isto Rantaniemi kertoo projektin menneen kohtuullisen hyvin. HILKKA Varhaiskasvatus -toiminnanohjausjärjestelmä koettiin hyödylliseksi hankinnaksi sekä itse sovellus yksinkertaiseksi ja helpoksi käyttää myös loppukäyttäjien keskuudessa.

Vantaan perhepäivähoitoyksikkö

  • Kuuluu Vantaan kaupungin sivistystoimeen
  • Sovelluksen käyttäjämäärä noin 75 henkilöä

www.vantaa.fi