HILKKA™-kotihoito on nopeuttanut töiden tilastointia, työt jakaantuvat tasaisemmin työntekijöiden kesken ja ennen kaikkea on saatu vapautettua työaikaa itse asiakastyöhön asiakkaiden luokse.” – Sari Korhonen, Kuopion kaupunki

Kuopion kaupunki

Kuopion kaupungin kotihoito halusi ottaa käyttöönsä mobiilin toiminnanohjausjärjestelmän kehittääkseen ja parantaakseen laadullista toimintaa teknologian avulla. Tavoitteena oli saavuttaa toiminnallisia muutoksia, työtä haluttiin tehostaa ja kotihoidon työ haluttiin näkyväksi. Lisäksi työmäärää haluttiin saada jaettua tasaisemmin työntekijöiden kesken.

Vaatimuksena oli saada hyvä ja kehittyvä järjestelmä, josta saa haettua reaaliaikaisesti asiakkaiden tiedot sekä työntekijöiden työvuorot ja työtehtävät. Valituksi tuli Fastroin toimittama HILKKA™-kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa on ollut alusta alkaen mukana koko henkilöstö, niin esimiehet kuin hoitajatkin. Näin henkilöstöllä on ollut mahdollisuus vaikuttaa käyttöönottoprojektin läpiviemiseen, itse ohjelmaan sekä sen käyttöön.

– Pidimme myös tärkeänä, että loppukäyttäjät saavat tuoda omaa näkökulmaansa esille prosessin eri vaiheissa, kertoo Kuopion kaupungilta projektipäällikkö Sari Korhonen.
Koska kotihoidon työntekijät käyttävät ohjelmaa päivittäin, on parhaimmat kehitysideat tulleet Korhosen mukaan juuri heiltä. Aikaisemmin mobiililaitteet ovat olleet Korhosen mukaan vieraita käsitteitä kotihoidon puolella. Kun henkilöstö on otettu mukaan prosessiin jo projektin alkuvaiheessa, heillä on ollut turvallisempi tunne lähteä käyttämään uutta teknologiaa.

– Käyttöönottoprojektin alkuvaiheessa järjestimme osalle pilottialueen henkilöstöä, luottamusmiehille, järjestelmätoimittajille ja osalle esimiehiä kaksi workshoppia. Workshoppien tarkoituksena oli saada eri toimittajien, esimiesten sekä henkilöstön mielipiteet esille. Workshopeissa kävimme lävitse mm. henkilöstöä askarruttavia kysymyksiä, Korhonen kertoo.

Työntekijät ottivat vastaan HILKKA™-kotihoidon Korhosen mukaan odottavasti.

– Nyt kun ohjelma on ollut käytössä useamman vuoden, siitä ei haluttaisi enää luopua. HILKKA™-kotihoito on nopeuttanut töiden tilastointia, työt jakaantuvat tasaisemmin työntekijöiden kesken ja ennen kaikkea on saatu vapautettua työaikaa itse asiakastyöhön asiakkaiden luokse, Korhonen kertoo.
Toimistotyöaikaa onkin saatu kotihoidon puolella vähennettyä, kun asiakastietojen kirjaamiseen ei tarvitse jonottaa enää toimistolla mobiilisovelluksen ansiosta. HILKKA™-kotihoidon käyttö on helpottanut myös kolmansia osapuolia. Yritykset, jotka hoitavat kotihoidon kauppapalveluita, saavat asiakkaiden ostoslistat suoraan sähköpostiinsa. Palveluntarjoajan ei tarvitse enää käydä hakemassa ostoslistoja asiakkaiden luota tai kotihoidon tiimitiloista.

Projektissa on ollut mukana paljon ihmisiä, joten jokaisen rooli on täytynyt suunnitella tarkasti, jotta kokonaisuus on saatu pidettyä kasassa. HILKKA™-kotihoito pilotoitiin alkuvuodesta 2012 yhdellä Kuopion kaupungin kotihoitoalueella. Pilotista saatujen tietojen perusteella aloitettiin HILKKA™-kotihoidon levitys koko Kuopion kaupungin kotihoitoalueelle.

Vuonna 2016 käyttäjämäärä oli noin 400 ja asiakasmäärä noin 1500. HILKKA™-kotihoidon avulla on pystytty kehittämään työskentelyä toivotulla tavalla ja saatu myös haluttuja raportteja työn johtamisen sekä kehittämisen tueksi.

Korhonen toteaa, että työskentely Fastroin kanssa on ollut ”avointa, aktiivista ja helppoa”.
– Olemme erittäin tyytyväisiä, kun olemme päässeet käyttämään ja kehittämään toiminnanohjausjärjestelmää kotihoitoympäristössä, toteaa Korhonen.